Privacybeleid

Uw privacy is belangrijk voor Oikocredit. We spannen ons tot het uiterste in om uw persoonsgegevens veilig te stellen.

In deze verklaring leggen we uit hoe OIKOCREDIT, Ecumenical Development Cooperative Society U.A. en haar dochterondernemingen wereldwijd (“Oikocredit International”) omgaan met uw persoonsgegevens. Als u investeert in Oikocredit International via de Stichting Oikocredit International

Als u investeert via uw lokale steunvereniging - bijvoorbeeld in Nederland, Duitsland, België - of als u een lid bent van een lokale steunvereniging - bijvoorbeeld in Frankrijk, Oostenrijk, Canada, het Verenigd Koninkrijk - bezoek dan de betreffende website. Oikocredit International en Oikocredit-steunverenigingen delen een gezamenlijke betrokkenheid bij het beschermen van uw privacy, maar hoe we daar in de praktijk uitvoering aan geven, kan anders zijn door de verschillen in de lokale vereisten.

Share Foundation (OISF), is deze verklaring ook op u van toepassing.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zouden kunnen worden gebruikt om u te identificeren zonder onredelijke inspanningen te verrichten. Een naam of een nationaal identificatienummer is een duidelijk voorbeeld van persoonsgegevens. Andere gegevens zijn mogelijk op zichzelf geen persoonsgegevens (bijv. nationaliteit), maar zouden persoonlijk worden indien ze gecombineerd worden met andere informatie (bijv. nationaliteit gekoppeld aan een naam). Evenzo betreft een IP-adres op zichzelf geen persoonsgegevens, maar wordt dit persoonlijk als het aan u verbonden kan worden.

Waarom hebben Oikocredit International en OISF persoonsgegevens?

We hebben uw persoonsgegevens om de contracten die Oikocredit International en OISF met u hebben gesloten uit te voeren, alsook om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals 'ken uw klant'-regels. Daarnaast streven we ernaar u op de hoogte te houden van het werk van Oikocredit International door u nieuwsbrieven of andere van dergelijke gespecialiseerde mailings te sturen; we hebben uw gegevens als u ervoor kiest om u aan te melden voor deze mailings.

Wiens persoonsgegevens en welk soort persoonsgegevens hebben Oikocredit International en OISF?

  • Gegevens die toebehoren aan de leden en partners van Oikocredit International; en OISF-beleggers

De leden en partners van Oikocredit International zijn allemaal rechtspersonen en geen natuurlijke personen. De persoonsgegevens die wij hebben met betrekking tot onze leden en partners zijn die van hun contactpersonen, de personen die de economische eigenaren zijn (indien aanwezig), de gevolmachtigden / het topmanagement en de directieleden. Oikocredit International bedient de accounts in OISF, die gegevens heeft van dezelfde soorten personen met betrekking tot de rechtspersonen die investeren in OISF, alsook de gegevens van de personen die rechtstreeks in OISF investeren.

We hebben de volgende soorten gegevens:

  1. Gegevens over wie een persoon is:
    • Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
    • De gegevens vermeld op het identiteitsdocument van een persoon
    • De rol van een persoon in een bedrijf, indien van toepassing (bijvoorbeeld: economisch eigenaar, wettelijk vertegenwoordiger, directeur of garantiegever)
    • Als u een OISF-belegger bent die investeert ten behoeve van een kind, hebben we de naam en geboortedatum van het kind, alsook de gegevens van het identiteitsdocument van het kind.

We hebben deze gegevens omdat:

      • We uw identiteit moeten weten om het contract dat we met u gesloten hebben, uit te voeren;
      • We uw identiteit moeten weten en, in het geval van een rechtspersoon, de identiteit van de directeuren, het topmanagement, de vertegenwoordigers en de uiteindelijke eigenaren om te voldoen aan wettelijke vereisten. Dat is waarom we kopieën van legitimatiebewijzen verkrijgen.
  1. Transactiegeschiedenis, bijvoorbeeld:
    • Naam en rekeningnummer van de persoon die opdracht gaf tot een betaling
    • Rekeningnummer van de persoon die een betaling ontving
    • Aankopen en verkopen van aandelen/certificaten

We hebben deze gegevens om de betaling of opdracht te kunnen effectueren. 

 

  1. Gegevens die nodig zijn om de integriteit van het financiële systeem en van de missie van Oikocredit International te bewaken.

We maken gebruik van de diensten van een externe leverancier, Refinitiv (voorheen Thomson Reuter’s World-Check), om in publiekelijk beschikbare gegevens te controleren of zakendoen met een belegger, lid of partner (waaronder, indien toepasselijk, directeuren, topmanagement, vertegenwoordigers of uiteindelijke eigenaren) acceptabel is met het oog op onze wettelijke verplichtingen en onze missie. De gegevens die we verkrijgen zouden onder meer het volgende kunnen betreffen:

    • Betrokkenheid bij een strafrechtelijke of civielrechtelijke zaak die blijkt uit openbare registers van uitspraken
    • Aanwezigheid op nationale, Europese of internationale sanctielijsten
    • Negatieve verslaggeving in de media

We onderzoeken de screenings met kritische blik, waarbij we te allen tijde in aanmerking nemen dat ze mogelijk onvolledig of niet relevant zijn. In alle gevallen gebruiken we zulke screenings alleen om vast te stellen dat een persoon:

      • geen fraude heeft gepleegd of anderszins een risico vormt voor de financiële sector;
      • niet vermeld staat op nationale, Europese of internationale sanctielijsten. Als dit wel het geval is, zullen we een transactie niet laten doorgaan;
      • niet betrokken is bij activiteiten die onverenigbaar zijn met de missie van Oikocredit International.
  1. Gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld:
    • Strafrechtelijke gegevens
    • Biometrische gegevens, inclusief nationaal nummer (bijv. BSN of socialezekerheidsnummer) als dit vermeld wordt op de kopie van uw paspoort/nationaal legitimatiebewijs

Er gelden strengere regels voor de verzameling en behandeling van deze gegevens. We vragen om een kopie van een paspoort of nationaal legitimatiebewijs om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om personen met wie wij zakendoen te identificeren. Deze documenten bevatten vaak een nationaal nummer en biometrische gegevens. We gebruiken deze gegevens niet buiten het proces van het verzamelen van kopieën van legitimatiebewijzen.

  1. Gegevens van derden, bijvoorbeeld:
    • Gegevens over bedrijven en hun vertegenwoordigers uit het betreffende nationale handelsregister of kadaster.
    • Gegevens uit andere openbare bronnen, zoals de betreffende nationale kredietinformatiebureaus, faillissementsregisters, kranten, het internet of social media.

We gebruiken deze gegevens om bijvoorbeeld het volgende te controleren:

    • Of de gegevens van leden, beleggers en onze partnerorganisaties up-to-date zijn ten opzichte van wat er vastgelegd is in het openbare handelsregister;
    • Of een potentiële partnerorganisatie onderpand biedt als onderdeel van haar leningsaanvraag; we controleren in het betreffende kadaster wie de eigenaar van het goed is, wat de geschatte waarde daarvan is en of er actuele hypotheken op rusten;
    • In het kader van het goedkeuringsproces voor financiering van partners kunnen onze medewerkers informatie bekijken die publiekelijk online beschikbaar is om na te gaan of er iets in aanmerking moet worden genomen bij de behandeling van het financieringsverzoek. Op gelijke wijze kunnen medewerkers zulke informatie bekijken in het kader van het goedkeuringsproces om een lid of belegger te worden.
  1. Gegevens voor promotie van het werk van Oikocredit International. Om haar werk te promoten neemt Oikocredit International foto's van de personen die klanten, medewerkers of andere bij onze partners betrokken personen, beleggers en medewerkers van steunverenigingen zijn, met toestemming van de betreffende persoon. De foto's worden gebruikt door Oikocredit International en steunverenigingen om publicaties te maken die ons werk promoten.
  • Gegevens van websitebezoekers (inclusief het gebruik van Mijn Oikocredit als u een OISF-belegger bent)

Mensen bezoeken onze websites om diverse redenen: om meer over ons te weten te komen; om een vraag te stellen of om zich aan te melden voor een nieuwsbrief; om een belegging te doen via onze online opties (onder andere in Frankrijk en Zweden); of om hun account in Mijn Oikocredit te beheren. In alle gevallen verzamelen we bepaalde gegevens, bijvoorbeeld:

  • IP-adres: het internetadres van uw computer of mobiele telefoon, dat nodig is om ervoor te zorgen dat apparaten met elkaar kunnen communiceren. Het is soms mogelijk om erachter te komen wie achter een bepaald IP-adres zit (met name wanneer een IP-adres gecombineerd wordt met andere gegevens); echter, wanneer de enige gegevens van een websitebezoeker het IP-adres betreffen, is machtiging van een rechter nodig voor het achterhalen van de identiteit van een persoon.
  • Gegevens over uw bezoek aan onze website: op welk tijdstip de persoon aangeduid met een IP-adres welke webpagina's bezocht of zoekopdrachten uitvoerde.
  • Als u een vraag stelt via een online formulier of zich aanmeldt om een nieuwsbrief te ontvangen, hebben we ook de gegevens die u op dat formulier invult. Meestal betreft dit uw naam en e-mailadres, zodat we met u contact kunnen opnemen of u de nieuwsbrief kunnen sturen.
  • Gegevens over uw inlogsessie bij Mijn Oikocredit: op welk tijdstip de persoon geïdentificeerd met de gekozen gebruikersnaam en het gekozen wachtwoord inlogde bij Mijn Oikocredit.
  • Het apparaat dat u gebruikte om onze websites of apps te bezoeken of te openen. 
  • Cookies.
  • Uw cookie-instellingen.

 

We gebruiken deze gegevens als volgt:

    • We slaan het IP-adres op om fraude te voorkomen.
    • We plaatsen verschillende soorten cookies op uw computer. Dit zijn heel kleine tekstbestanden die bestaan uit letters en cijfers. Zij volgen gegevens over de websites die u bezoekt en kunnen uw voorkeuren, zoals taal of uw gebruikersnaam, onthouden.
    • Cookies vertellen ons welke pagina's u bekeek op de websites van Oikocredit. We kunnen u dan informatie laten zien die daarop is aangepast.
    • We zien ook welk apparaat u gebruikte om onze website te bezoeken: een mobiele telefoon, pc of tablet, alsook het besturingssysteem en de versie van de browser die u gebruikt. Dit zorgt ervoor dat de inhoud goed geformatteerd is voor uw apparaat. 
    • Sommige cookies zijn noodzakelijk om een website te laten functioneren, maar andere niet. Als u alleen de cookies wilt toestaan die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website, pas dan uw cookie-instellingen aan in [WEBLINK]. 

Al onze websites worden gehost door een in Nederland gevestigde derde partij. Dus als u bijvoorbeeld onze website bezoekt vanuit India, zullen uw gegevens worden opgeslagen in Nederland.

  • Gegevens van personen die met ons in contact treden op onze socialmedia-accounts

We zijn actief op social media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Op deze platforms delen we campagnes en informatie over Oikocredit met iedereen die daarin geïnteresseerd is. Dus als u daarop een openbaar bericht achterlaat, bewaren we gegevens over u via onze accounts op deze media.

 

We gebruiken socialmediaknoppen zoals de Facebook-knoppen ‘vind ik leuk’ of ‘delen’. Socialmediaplatforms zoals Facebook kunnen uw 'vind ik leuk'- en 'delen'-gedrag volgen via deze knoppen. Wijzelf doen dit niet.

 

  • Gegevens van sollicitanten

Wanneer u solliciteert naar een functie bij Oikocredit, stuurt u een motivatiebrief en een cv. Daardoor hebben we de gegevens die in deze documenten staan vermeld. Als u uw sollicitatie indiende via het online formulier, alsook de vereiste informatie om het in te vullen, hebben we ook het IP-adres van uw apparaat.

Daarnaast moeten wij als financiële instelling ervoor zorgen dat al onze medewerkers over de vereiste integriteit beschikken. Daarom voeren we, voordat we een functie aanbieden aan een sollicitant, een antecedentenonderzoek uit om er zeker van te zijn dat er geen relevante strafrechtelijke veroordelingen of andere factoren zijn die een risico vormen voor Oikocredit International. We controleren publiekelijk beschikbare gegevens via de dienstverlening van een externe leverancier, Refinitiv (voorheen Thomson Reuter’s World-Check).

Met wie delen Oikocredit International en OISF uw gegevens?

We delen persoonsgegevens om geen andere redenen dan om een contract dat we met u of uw organisatie hebben gesloten, te faciliteren, of om aan de wet te voldoen.

Bijvoorbeeld, bij het verzenden en ontvangen van betalingen maken we gebruik van de diensten van gereguleerde banken. Deze banken ontvangen de gegevens, waaronder wellicht persoonsgegevens, die nodig zijn om de overboeking mogelijk te maken. Deze banken zijn wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens op een veilige manier te behandelen.

In principe kunnen we door Nederlandse overheidsinstanties worden verplicht om persoonsgegevens door te geven, op grond van verplichtingen die zijn vastgelegd in wetten zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Soms maken we gebruik van de diensten van andere bedrijven. We huren bijvoorbeeld bedrijven in om de verzendingen van uw jaarlijkse rekeningafschriften per post te verzorgen, of om onze IT-systemen te hosten en te ontwikkelen. In zulke gevallen delen we alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de taak uit te voeren, en sluiten we een contract met de dienstverlener waarin we van hem vereisen dat hij uw gegevens waarborgt.

Hoe delen Oikocredit International en OISF gegevens intern?

Uitsluitend met betrekking tot de gegevens van personen die verbonden zijn aan onze partners (niet leden, beleggers of sollicitanten): gegevens die zijn verzameld voor het opstellen en beoordelen van financieringsvoorstellen, waaronder de 'ken uw klant'-vereisten, worden soms verwerkt door onze collega's in onze regionale of landelijke kantoren. Dit is het geval wanneer de aanvraag voor financiering tot ons komt via een van deze kantoren, of wanneer de risicobeoordeling van een financieringsvoorstel wordt ondersteund door gespecialiseerde medewerkers in een van deze kantoren. Al onze kantoren, waar ze zich ook bevinden, moeten zich houden aan ons gemeenschappelijk gegevensbeschermingsbeleid, met inbegrip van technische vereisten om gegevens veilig te houden.

Hoe beschermen Oikocredit International en OISF uw gegevens?

We hebben maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang. Onze systemen worden beschermd door een combinatie van fysieke en elektronische toegangscontroles, firewall-technologie en andere beveiligingsmaatregelen. We handhaven gescheiden toegang tot systemen, zodat de enige medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens, diegenen zijn die het doel waarvoor u uw gegevens met ons heeft gedeeld, faciliteren. IT-beheerders met ruimere toegang ondertekenen aanvullende overeenkomsten die hen verplichten om uw gegevens te beschermen. We vereisen dezelfde beveiligingsstandaarden van onze dienstverleners.

Hoelang bewaren Oikocredit International en OISF uw gegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang dat noodzakelijk is met betrekking tot het doel waarvoor we deze verkregen. We verkrijgen uw gegevens alleen om een overeenkomst die we met u hebben te faciliteren, met uw toestemming of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld:

  • Als u een overeenkomst met ons hebt (bijvoorbeeld als belegger, lid of partner), bewaren we persoonsgegevens zolang we daartoe wettelijk verplicht zijn. Afhankelijk van de documentatie varieert deze periode tussen vijf en zeven jaar nadat onze overeenkomst is geëindigd.
  • Nieuwsbrieven waarvoor u zich hebt aangemeld, bevatten een 'afmelden'-link. We verwijderen uw e-mailadres nadat u zich hebt afgemeld. Let op: om technische redenen is het zo dat als u zich meer dan één keer aanmeldt voor een nieuwsbrief, u net zoveel exemplaren van de nieuwsbrief zult ontvangen en u zich zult moeten afmelden met behulp van de link voor elk exemplaar dat u ontvangt.
  • Als u solliciteert naar een functie, bewaren we uw gegevens niet langer dan vier weken nadat we de betreffende functie hebben ingevuld. Als u ermee instemt om uw sollicitatie op te slaan voor toekomstige mogelijkheden, bewaren we uw gegevens tot 12 maanden nadat u uw toestemming hebt gegeven.

Uw rechten

·       U hebt het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens

U kunt verzoeken om inzage in welke persoonsgegevens we hebben van u en voor welke doeleinden.

·       U hebt het recht om persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen

U kunt ook verzoeken om uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen als u meent dat deze onjuist of onvolledig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben. Voorts kunt u, indien er geen wettige reden is waarom wij uw persoonsgegevens hebben, verzoeken dat ze worden verwijderd. Of u kunt de toestemming die u eerder aan ons hebt gegeven om uw gegevens te bewaren, intrekken. U kunt bijvoorbeeld verzoeken om afgemeld te worden voor een nieuwsbrief, in welk geval wij de persoonlijke gegevens die wij hebben om u de nieuwsbrief toe te sturen, zullen verwijderen. Als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren, kunnen we deze niet op uw verzoek verwijderen. We zullen u informeren als dit het geval is.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u uw verzoek sturen naar privacy@oikocredit.org of naar het hierna vermelde fysieke adres. U zult binnen vier weken een schriftelijk antwoord ontvangen. We verzoeken u om, wanneer u uw verzoek stuurt, een kopie van uw legitimatiebewijs (zoals een paspoort) bij te voegen zodat we uw identiteit kunnen verifiëren. Geef ook aan hoe u betrokken bent bij Oikocredit International of OISF (bijv. belegger, vertegenwoordiger van een partner of lid, enz.).

Overweeg om de gevoelige velden in uw legitimatiebewijs (zoals de biometrische gegevens) te bewerken. U kunt bijvoorbeeld een officiële applicatie zoals KopieID gebruiken, die verstrekt wordt door het Nederlandse ministerie van Economische Zaken en te downloaden is in de appstores van Apple, Google en Windows.

Oikocredit International kan wijzigingen aanbrengen aan deze privacyverklaring

Oikocredit kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen. We zullen eventuele wijzigingen aankondigen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen worden opgeslagen in onze archieven. Wilt u een oudere versie van de privacyverklaring inzien, neem dan contact op met privacy@oikocredit.org. Deze versie is op XX januari 2021 bijgewerkt.

Meer informatie

Vragen over deze privacyverklaring of over onze diensten kunnen worden gericht aan privacy@oikocredit.org. U kunt ons ook per post bereiken op het volgende adres:

Functionaris voor de gegevensbescherming

OIKOCREDIT, Ecumenical Development Cooperative Society U.A.
Postbus 2136
3800 CC Amersfoort
Nederland