PRIVACYVERKLARING
Uw privacy is belangrijk voor Oikocredit. We doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen.
Beleggen doet u via het Oikocredit Nederland Fonds. Dit is een beleggingsfonds dat wordt beheerd door de Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds. Daarnaast kunt u lid of donateur zijn van de vereniging Oikocredit Nederland. De vereniging Oikocredit Nederland is opgericht om bekendheid te geven aan het werk van Oikocredit en het aantrekken van beleggingen voor Oikocredit in Nederland. Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie die kan worden gebruikt om u op redelijk eenvoudige wijze te identificeren. Een naam of een burgerservicenummer zijn duidelijk persoonsgegevens. Andere informatie is op zichzelf geen persoonsgegeven (bijv. nationaliteit), maar wordt persoonlijk in combinatie met andere informatie (bijvoorbeeld nationaliteit gekoppeld aan een naam). Evenzo is een IP-adres geen persoonsgegeven, maar wordt persoonlijk als het aan u gekoppeld kan worden.
Waarom hebben Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland persoonsgegevens?
We hebben uw persoonsgegevens om de overeenkomsten die Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederlandmet u zijn aangegaan te kunnen nakomen zoals opname in het participantenregister. Ook hebben wij persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals Customer Due Diligence (CDD) bepalingen.
Bovendien houden we u graag op de hoogte van het werk van Oikocredit door u nieuwsbrieven, OikoVisies of andere gelijksoortig gespecialiseerde mailings te sturen; we hebben uw gegevens als u zich heeft aangemeld voor mailings.
Wiens persoonsgegevens en welke gegevens hebben Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland?
• Gegevens van de leden van Oikocredit Nederland en beleggers in het Oikocredit Nederland Fonds
De leden, donateurs en beleggers van Oikocredit zijn natuurlijke of rechtspersonen. De persoonsgegevens die we van rechtspersonen hebben, zijn die van de betreffende contactperso(o)n(en). Dit zijn de personen die uiteindelijk belanghebbende of vertegenwoordigingsbevoegd zijn.
We hebben de volgende soorten gegevens:
1. Gegevens over een persoon:
▪ Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Wanneer de belegging ten name van een kind staat, hebben we de naam en geboortedatum van het kind.
▪ De gegevens van het identiteitsbewijs van een persoon. Wanneer de belegging ten name van een kind staat, zijn de gegevens van het identiteitsbewijs van het kind.
▪ Indien van toepassing de functie van een persoon in een organisatie (bijvoorbeeld de uiteindelijk belanghebbende, vertegenwoordigingsbevoegde).
We hebben deze gegevens omdat:
▪ We uw identiteit moeten kennen om de overeenkomst die we met u hebben gesloten te beheren;
▪ We uw identiteit moeten kennen en, in het geval van een rechtspersoon, de identiteit van de vertegenwoordigingsbevoegde en de uiteindelijk belanghebbende, om te voldoen aan wettelijke CDD vereisten. Dit is de reden waarom we ID-kopieën opvragen.
2. Gegevens over de transactiegeschiedenis, bijvoorbeeld:
▪ Naam en rekeningnummer van de persoon die een betaling uitvoert;
▪ Rekeningnummer van de persoon die een betaling ontvangt;
▪ Aankoop en verkoop van participaties/certificaten;
▪ Betaling van contributies of donaties;
▪ Overdracht van participaties.
We hebben deze gegevens om een betaling of opdracht uit te kunnen voeren.
3. Gegevens die nodig zijn om de integriteit van de financiële sector en van de missie van Oikocredit te waarborgen.
We gebruiken de nationale sanctielijst terrorisme om te verifiëren of er personen of organisaties bij ons beleggen die zijn betrokken bij terroristische activiteiten.
Als we vermoeden dat een persoon een politiek prominent persoon is, doen wij verscherpt onderzoek. Een politiek prominent persoon noemen we ook wel een 'Politically Exposed Person' of PEP. Aan de hand van openbaar te raadplegen gegevens verifiëren wij of het zaken doen met een belegger of een lid (indien van toepassing ook vertegenwoordigingsbevoegden of uiteindelijk belanghebbenden) aanvaardbaar is in het licht van onze wettelijke verplichtingen en onze missie. De gegevens die wij verkrijgen kunnen omvatten:
▪ Aanwezigheid op nationale, Europese of internationale sanctielijsten
▪ Negatieve berichtgeving in de media
We voeren de onderzoeken op kritische wijze uit, waarbij we te allen tijde rekening houden dat ze mogelijk onvolledig of niet relevant zijn. In alle gevallen gebruiken we deze middelen alleen om vast te stellen of een persoon:
▪ Fraude heeft gepleegd of op een andere manier een risico blijkt voor de financiële sector;
▪ Niet op de nationale, Europese of internationale sanctielijst staat. Als dat het geval is, zullen we een transactie niet uitvoeren;
▪ Niet betrokken is bij activiteiten die onverenigbaar zijn met de missie van Oikocredit.
4. Gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld:
▪ Burgerservicenummer (BSN) indien het op uw kopie paspoort of kopie nationale identiteitskaart staat.
Het verzamelen en verwerken van deze gegevens is onderworpen aan strenge regels. We verzamelen een kopie van een paspoort of nationaal identiteitsbewijs om te voldoen aan onze wettelijke verplichting om personen waar we zaken mee doen te identificeren. Deze documenten bevatten een burgerservicenummer. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor het verzamelen van kopieën van ID’s.
5. Gegevens van derden, bijvoorbeeld:
▪ Gegevens over organisaties en hun vertegenwoordigers uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
▪ Gegevens van andere openbare bronnen zoals kranten, internet of sociale media.
We gebruiken dergelijke gegevens om te controleren of bijvoorbeeld:
▪ De gegevens van leden en beleggers in overeenstemming zijn met wat is vastgelegd in het openbaar handelsregister;
▪ Informatie bruikbaar is als onderdeel van het goedkeuringsproces om belegger te worden;
▪ De NAW gegevens van een lid, donateur of belegger in overeenstemming zijn met wat wordt vermeld in openbare bronnen.
6. Gegevens ter promotie van het werk van Oikocredit.
Om haar werk te promoten, maakt Oikocredit Nederland foto’s of films van personen die belegger, lid, donateur, contactpersoon of bezoeker van een vergadering of event zijn. Oikocredit zal hiervoor altijd toestemming aan de betreffende personen vragen. De foto’s en/of films worden gebruikt door Oikocredit Nederland voor publicaties die ons werk promoten.
• Gegevens van webbezoekers (inclusief het gebruik van Mijn Oikocredit als u ONF belegger bent)
Mensen bezoeken onze website om verschillende redenen: om meer over ons te weten te komen, om zich aan te melden voor een nieuwsbrief, om een belegging te doen via onze online optie, of om hun account aan te maken of te beheren in Mijn Oikocredit. In alle gevallen verzamelen wij bepaalde gegevens, bijvoorbeeld:
• IP-adres: het internetadres van uw computer of mobiele telefoon, wat nodig is om ervoor te zorgen dat apparaten met elkaar kunnen communiceren. Het is soms mogelijk om te identificeren wie achter een bepaald IP-adres zit (vooral wanneer een IP-adres wordt gecombineerd met andere data), echter wanneer het enige gegeven van een webbezoeker het IP-adres is, is voor het traceren van de identiteit van een persoon toestemming van een rechtbank nodig.
• Gegevens over uw bezoek aan onze website: op welk tijdstip de persoon een IP-adres achterlaat door het bezoek van webpagina's of uitgevoerde zoekacties.
• Als u zich aanmeldt om een nieuwsbrief te ontvangen, dan hebben wij de gegevens die u op het formulier invoert. Meestal is dit uw naam en e-mailadres,
zodat we contact met u kunnen opnemen of u de nieuwsbrief sturen.
• Gegevens over uw aanmelding bij Mijn Oikocredit: op welk tijdstip de persoon die is ingelogd bij Mijn Oikocredit zich identificeerde met de gekozen gebruikersnaam en wachtwoord.
• Het apparaat dat u gebruikte om onze website te bezoeken.
• Cookies.
• Uw cookie-instellingen.
We gebruiken deze gegevens als volgt:
▪ We slaan de IP-adressen op om fraude te voorkomen.
▪ We plaatsen verschillende soorten cookies op uw computer. Dit zijn kleine tekstbestanden bestaande uit letters en cijfers. Ze volgen gegevens over de websites die u bezoekt en ze kunnen uw voorkeuren onthouden, zoals taal of uw gebruikersnaam.
▪ Cookies vertellen ons welke pagina's u hebt bekeken op de website van Oikocredit Nederland. Daarmee kunnen we u op u toegesneden informatie laten zien.
▪ We zien ook welk apparaat u gebruikte om onze website te bezoeken: een mobiele telefoon, pc of tablet, evenals het besturingssysteem en de versie van uw browser waar u gebruik van maakt. Dit zorgt ervoor dat de inhoud correct geformatteerd is voor uw apparaat.
▪ Sommige cookies zijn vereist om een website te laten functioneren, maar andere zijn dat niet. Als u alleen de cookies wil toestaan die nodig zijn voor het functioneren, pas dan uw cookie-instellingen aan.
Al onze websites worden gehost door een derde partij die gevestigd is in Nederland. Als u bijvoorbeeld onze website bezoekt vanuit India, worden uw gegevens opgeslagen in Nederland.
• Gegevens van personen die zich met ons bezighouden op onze accounts op sociale media
Wij zijn actief op sociale media zoals Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn. Op deze platforms delen we campagnes en informatie over Oikocredit met iedereen die geïnteresseerd is. Als u een openbaar bericht achterlaat, bewaren wij gegevens over u via onze accounts op deze media.
We gebruiken sociale media knoppen, zoals de Facebook-knop 'vind ik leuk' of 'delen'. Sociale media platforms zoals Facebook zijn door deze knoppen in staat om uw ‘vind ik leuk’ of ‘delen’ gedrag te volgen. Wij volgen het zelf niet.
• Gegevens van sollicitanten
Wanneer u solliciteert bij Oikocredit, stuurt u een motivatiebrief en een CV. Dientengevolge hebben wij de gegevens die in deze documenten staan. Als financiële onderneming moeten we bovendien controleren of al onze medewerkers aan de vereiste integriteitseisen voldoen. Wanneer wij sollicitanten een baan aanbieden vragen wij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een taak of functie bij Oikocredit. Een derde partij (Justis) screent personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG's af.
Met wie delen Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland uw gegevens?
We delen persoonsgegevens alleen met anderen om een overeenkomst die we met u of uw organisatie hebben te vergemakkelijken of om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
Bij bijvoorbeeld het overmaken en ontvangen van betalingen maken wij gebruik van de diensten van Nederlandse banken. Deze banken ontvangen de gegevens, die persoonsgegevens kunnen bevatten, die nodig zijn om de betaling tot stand te brengen. Deze banken zijn wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens veilig te behandelen.
In principe kunnen wij door Nederlandse overheidsinstanties worden verplicht om persoonsgegevens door te geven, overeenkomstig verplichtingen die zijn vastgelegd in wetten zoals het witwassen van geld en terrorismefinanciering (preventie).
Soms maken we gebruik van de diensten van andere bedrijven. Wij huren bijvoorbeeld bedrijven in om mailings van uw jaaroverzicht, contributie-uitnodiging of dividendoverzicht per post te versturen, of om onze IT-systemen te hosten en te ontwikkelen. In dergelijke gevallen delen we alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om de taak te kunnen uitvoeren en sluiten we een contract bij de serviceprovider (verwerkersovereenkomst) waarin we afspraken maken over het gebruik van de overlegde persoonsgegevens en verlangen om uw persoonsgegevens te beveiligen.
Hoe beschermen Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland uw gegevens?
We hebben maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beveiligd zijn tegen ongeoorloofde toegang. Onze systemen worden beschermd door een combinatie van organisatorische en elektronische toegangscontroles, zoals firewall technologie en andere beveiligingsmaatregelen. We houden gescheiden toegang tot systemen in stand om te waarborgen dat de enige medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens, diegenen zijn die het doel ondersteunen waarvoor u uw gegevens heeft gedeeld met ons. IT-beheerders met een bredere toegang ondertekenen aanvullende overeenkomsten die hen verplichten om uw gegevens te beschermen. We verlangen dezelfde beveiligingsnormen van onze serviceproviders.
Hoe lang bewaren Stichting Juridisch Eigendom Oikocredit Nederland Fonds en Oikocredit Nederland uw gegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verkregen. Wij verkrijgen uw gegevens alleen om een overeenkomst die we met u hebben uit te voeren, of met uw toestemming,
of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Bijvoorbeeld:
• Als u een overeenkomst met ons hebt (bijvoorbeeld als belegger of lid), bewaren we persoonsgegevens zolang als de wet dat vereist. Afhankelijk van de bewaartermijn varieert dit tussen de vijf en zeven jaar nadat onze overeenkomst is beëindigd.
• Nieuwsbrieven waarvoor u zich hebt aangemeld, bevatten een link waarmee u zich afmeldt. We verwijderen uw e-mail adres meteen nadat u zich heeft afgemeld. Houd er rekening mee dat als u meer dan eens op een nieuwsbrief geabonneerd bent, u zich om technische redenen zult moeten afmelden via de link voor elk exemplaar dat u ontvangt.
• Als u een vraag indient via onze online contactformulieren, bewaren wij uw persoonsgegevens tot wij uw vraag hebben opgelost.
• Als u solliciteert naar een baan, bewaren wij uw gegevens niet langer dan vier weken nadat de vacature is vervuld. Als u ermee akkoord gaat dat uw aanvraag wordt opgeslagen voor toekomstige vacatures, bewaren wij uw gegevens gedurende 12 maanden nadat u uw toestemming hebt gegeven.
Uw rechten
• U heeft het recht op toegang tot uw persoonsgegevens
U kunt opvragen welke persoonsgegevens we van u hebben en voor welke doeleinden we deze hebben.
• U hebt het recht om persoonsgegevens te corrigeren, toe te voegen of te verwijderen
U kunt ook vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren of gegevens toe te voegen als u van mening bent dat deze onjuist of onvolledig zijn voor het doel waarvoor we ze hebben. Ook kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen als er geen wettelijke grondslag voor ons is om uw persoonsgegevens te bewaren. Of u kunt uw toestemming die u ons eerder heeft gegeven om uw gegevens te hebben intrekken. U kunt bijvoorbeeld een verzoek tot uitschrijving van een nieuwsbrief indienen, in welk geval we de persoonsgegevens die we hebben om te verzenden zullen verwijderen. Als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren, kunnen we deze niet op uw verzoek verwijderen. We zullen u informeren als dit het geval is.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u uw verzoek sturen naar nederland@oikocredit.nl of naar het postadres zoals hieronder vermeld. U ontvangt binnen vier weken een schriftelijk antwoord. Bij uw verzoek ontvangen wij graag een kopie van uw identiteitsbewijs (zoals een paspoort), zodat we uw identiteit kunnen verifiëren.
Geeft u een kopie af? Help dan misbruik van uw identiteitsgegevens voorkomen. U moet bijvoorbeeld uw foto en burgerservicenummer afdekken of doorstrepen. Een veilige kopie van uw identiteitsbewijs maakt u zo:
- Maak in de kopie uw foto en burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan.
- Schrijf in de kopie dat het een kopie is.
- Schrijf in de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld.
- Schrijf in de kopie de datum waarop u de kopie afgeeft.
Ook kunt u de KopieID app downloaden in de Apple App Store, Google Play Store of Windows Phone. De app is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Oikocredit Nederland kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring
Oikocredit kan deze privacyverklaring op elk moment wijzigen. We zullen eventuele wijzigingen aankondigen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen worden gearchiveerd. Om een oudere versie van onze privacyverklaring in te zien kunt u contact met ons opnemen via nederland@oikocredit.n
Deze versie was gemaakt op 23 / 05 / 2018.
Meer informatie
Vragen over deze privacyverklaring of over onze diensten kunnen worden gericht aan nederland@oikocredit.nl
U kunt ons ook per post bereiken op het volgende adres :
Oikocredit Nederland
Functionaris voor de Gegevensbescherming
Arthur van Schendelstraat 550
3511 MH UTRECHT
Nederland
